los cambios técnicos y culturales

El futuro de los negocios


Bienvenidos a la quinta entrega de nuestro Futuro del negocio serie. Durante las últimas semanas, hemos hablado de ergonomía de la oficina en casa, los retos de colaborando con colegas remotos, estrategias de trabajo y el inevitable regreso a la oficina. También hemos pedido a los lectores de Ars que opinen lo que les ha funcionado mientras trabajan de forma remota.


Dejamos el problema más importante hasta ahora: lo que se necesita para adoptar el trabajo remoto en su empresa a largo plazo. COVID-19 puede haber marcado el comienzo del trabajo remoto para millones de forma temporal, pero ¿cómo se ve el trabajo remoto como una característica permanente de las empresas grandes y pequeñas?


Nuestro gran experimento de trabajo remoto improvisado nos ha enseñado tanto que simplemente no hay mejor momento que ahora para adaptar sus procesos comerciales y su cultura a esta nueva oportunidad. Sí, es una oportunidad. Pero solo si se hace bien, y eso significa proporcionar los recursos adecuados para los trabajadores remotos, así como cambiar la cultura de la empresa de arriba a abajo.


No solo pensamos que se trata de una oportunidad, sino de una necesidad inevitable. Por cada negocio con líderes cuyas cabezas están atrapadas en el pasado si-no-puedo-verle-usted-no-está-trabajando, habrá competidores con visión de futuro que están cambiando ahora y que estarán dispuestos a hacerlo. apresure a sus empleados cuando las políticas retrógradas los impulsen a renunciar. También ahorrarán dinero y disfrutarán de un mayor acceso a talentos excepcionales.


Ventajas para las empresas


El trabajo remoto puede ser costoso o económico, dependiendo de cómo lo aborde y qué tan bien equipado esté para respaldarlo realmente. Cuando se hace correctamente, evaluar adecuadamente la idoneidad del trabajo remoto para todas sus empleados, y luego implementar los cambios necesarios, ahorra dinero.


Es la vieja idea de «dimensionar correctamente», excepto que en lugar de un eufemismo sacarino para «despedir gente en exceso», el término en este contexto significa apuntar y deshacerse de los gastos operativos y de capital que solo son necesarios si está metiendo a toda su gente en una oficina.


Ajustar el tamaño de su negocio aquí significa inversiones a corto plazo en tecnología para permitir el trabajo remoto donde tiene sentido hacerlo (y hablaremos de esas inversiones en un momento), mientras se reduce o elimina el gasto necesario para respaldar una oficina por completo. de la gente.


Estos tipos de ahorros se realizarán principalmente en categorías de gastos generales: alquiler o hipoteca, servicios públicos, costos de mantenimiento de las instalaciones, mano de obra táctil de TI en persona, costos de redes de oficinas satelitales, mantenimiento, seguro de propiedad y cualquier otro costo asociado con la creación y mantenimiento de una gran oficina física donde se requiere que las personas vayan.


Los empleados también pueden obtener ahorros, que pueden encontrar un valor real en recuperar su tiempo de viaje o pueden optar por vivir en un lugar más asequible. Más sobre esto en un momento.


El punto de inflexión al que está tratando de apuntar es ese lugar en el que el costo de una transición a una fuerza laboral remota del tamaño adecuado genera ahorros, el punto en el que la inversión realmente genera retornos. Podría costar un poco más a corto plazo, digamos, darle a cada empleado un estipendio para compensar los gastos de instalación de su propia oficina en casa.


Pero muchos de estos costos se generan independientemente: ¿no es prudente equipar a sus trabajadores con la tecnología que necesitan en casa para hacer su trabajo? No, no si lo hacías antes en la oficina.


Dichos gastos podrían compensarse con creces con el ahorro de no tener que pagar por el costoso espacio de escritorio en una oficina alquilada; haga que haya suficientes personas alejadas y podrá alquilar o comprar oficinas más pequeñas y reducir el gasto de capital.


Sin embargo, el trabajo remoto no se trata solo de que la empresa ahorre dinero. Los trabajadores remotos suelen disfrutar de más libertad y flexibilidad y, para muchos, esto se traduce en una mayor productividad y compromiso. Los cambios culturales deben acompañar cualquier transición al trabajo remoto, por lo que discutiremos brevemente cómo puede funcionar la identificación de oportunidades remotas y el ajuste de la cultura.


Definición de roles


El trabajo remoto no es para todos. Algunas personas no quieren trabajar desde casa, independientemente de su función laboral. Otros pueden querer trabajar desde casa, pero su trabajo es tal que tienen que estar presentes. Ars Technica tiene siempre ha sido una tienda de trabajo desde casa, pero 2020 también ha obligado a muchos de nuestros amigos de la nave nodriza Condé Nast a situaciones de trabajo remoto.


A algunos empleados les encanta, otros lo odian. Sin embargo, lo que es innegable es que se pueden realizar muchas más funciones de trabajo de forma remota si el liderazgo de la empresa lo acepta.


Ciertamente, algunos trabajos están vinculados a ubicaciones físicas o a equipos o procesos que no pueden salir de la oficina (o la planta, o donde sea que trabaje). Y algunas personas en realidad son más productivo en el guiso social de la oficina moderna, donde las políticas y decisiones a veces surgen de conversaciones informales en los pasillos.


En términos generales, entonces, las empresas que tengan la intención de realizar cambios a largo plazo en la ubicación del trabajo pueden comenzar a controlar los cambios si primero tienen una oportunidad honesta de clasificar a los empleados en función de si pueden o deben trabajar de forma totalmente remota, parcialmente remota o totalmente en la oficina.


Usted toma estas decisiones simplemente: algunos trabajos son simplemente independientes de la ubicación. (Mi trabajo es un buen ejemplo: puedo hacer llamadas de Zoom con ventas de anuncios y editar historias desde cualquier lugar con una conexión a Internet y una cámara web). trabajadores del conocimiento entran en esta categoría.


Es ridículo pretender que un empleado cuyo trabajo principal consiste en correos electrónicos, documentos de Sharepoint y llamadas telefónicas necesidades estar en una oficina.


Otras posiciones son lo que yo llamaría «frecuentes en la ubicación». Estas son personas que pasan quizás la mitad de su tiempo en una oficina y la otra mitad a distancia.


Estos suelen ser vendedores, gente de marketing, servicios administrativos (TI, RR.HH., finanzas), muchos trabajos creativos y otros que no están realmente vinculados a ubicaciones físicas pero que pueden beneficiarse de tener una «base de operaciones» en persona. para utilizar en reuniones de coordinación y presenciales.


Y luego están los trabajos obligatorios en la oficina. Muchos de estos son obvios: trabajos de fabricación, por ejemplo, o equipos de producción de medios que dirigen estudios y grandes áreas de edición, o realmente cualquier cosa que involucre equipos especiales que no se pueden colocar en la casa de un empleado. Algunas cosas simplemente requieren una oficina (o un laboratorio o una línea de producción).


Obviamente, esto variará según la empresa y la función laboral, pero ya puede ver que es poco probable que una gran empresa pueda ir al 100 por ciento de cualquier manera. La pregunta entonces es quién debe hacer qué, dónde necesitan hacerlo, y con que equipo.


(Las siguientes son recomendaciones ideales. Es posible que no sea posible lograr todo esto desde el principio. En este entorno económico, es posible que el aumento de los costos no sea una opción para su organización, así que asegúrese de considerar qué costos podrían compensarse con ahorros en otros lugares. )


Equipando a la escuadra


Categorizar a sus empleados es el primer paso para evaluar la forma de su negocio en el mundo remoto; el siguiente es calcular los costos de sus empleados remotos.


A menudo, esto significa intercambiar un conjunto de gastos en la oficina por un conjunto diferente de gastos fuera de la oficina, pero puede haber una cascada de ahorros a medida que más empleados se trasladan y se incurre en menos gastos generales físicos.


El truco aquí, por supuesto, es no terminar con una gran cantidad de empleados «frecuentes en la ubicación» a los que está apoyando en dos lugares: en casa y en una oficina.


Cuando sus empleados actuales en la oficina hacen la transición al trabajo remoto, deben estar equipados. Es probable que las personas que no fueron contratadas originalmente para oportunidades de trabajo remoto carezcan de los recursos que necesitan para trabajar bien desde casa.


La medida inteligente es establecer recomendaciones de gastos de empleados remotos que satisfagan las necesidades de sus empleados sin dejar de ser asequibles para su negocio. Consideramos que lo siguiente es ideal al realizar la transición de personas de la oficina al trabajo remoto:



  • Un estipendio único para comprar algunos muebles de oficina y otro equipo de trabajo diverso. No es realista esperar que la gente trabaje desde la mesa de la cocina.

  • Entrenamiento ergonómico básico.

  • La misma clase de computadora portátil o estación de trabajo que obtendrían en la oficina. Se deben proporcionar varios monitores cuando sea apropiado; estamos en 2020 y una pantalla de computadora portátil a menudo no es suficiente.

  • Un estipendio mensual para compensar algunos o todos los costos de banda ancha en el hogar.

  • Planificación de los costos asociados con el soporte de TI remoto. Cuál es este costo y cuánto puede requerir el soporte remoto de reorganización de TI, variará según la empresa.

No mencioné los gastos de teléfonos inteligentes en esa lista, y la razón es que esos gastos realmente no deberían cambiar: si actualmente le entrega un teléfono inteligente de la empresa a un empleado o paga un estipendio para compensar la factura del teléfono inteligente de un empleado, siga haciendo esas cosas.


Si no lo hace, no lo haga. (Si un empleado necesita su teléfono inteligente personal para trabajar de forma remota, considere la posibilidad de emitirle un dispositivo de la empresa, porque si realmente lo necesita, debería proporcionárselo).


Además, es necesario anticipar ajustes razonables para las solicitudes especiales del lugar de trabajo, incluida la ayuda a los empleados a crear un entorno de trabajo en torno a las necesidades médicas específicas que puedan tener. Esta no es solo una buena y compasiva idea.Es la ley.


Y tenga en cuenta que no hay ninguna razón para convertir los procesos de administración de su equipo en una pesadilla al rastrear todo hasta el final. Como puede ver, nuestras recomendaciones para una carga de trabajo remota ideal identifican cosas que la empresa debe proporcionar, pero no rastrear (y no querrá volver si alguien se va). Una carga tecnológica básica pero completa se vería así para la mayoría de los trabajadores del conocimiento:



  • Las computadoras portátiles son ideales para trabajadores remotos porque viajan bien, a la oficina oa Panera

  • Un monitor secundario para usuarios de portátiles es imprescindible

  • Teclado de tamaño completo (recurso pequeño, sin necesidad de realizar un seguimiento)

  • Mouse o trackpad (recurso pequeño, no es necesario realizar un seguimiento)

  • Concentrador USB (activo pequeño, sin necesidad de rastrear)

  • Auriculares con cable (activo pequeño, sin necesidad de rastrear)

  • Una silla que satisface las necesidades ergonómicas básicas

Muchos empleados pueden tener necesidades adicionales, como una impresora, un teléfono inteligente, un teléfono de escritorio u otro equipo de oficina. Estos también deben proporcionarse si son necesarios.


Ubicación, ubicación, ubicación


Otro tema a anticipar es la reubicación. Al trasladar a un trabajador de la oficina a una función remota, es muy común que ese trabajador se mueva. La repentina realización de la libertad puede significar muchas cosas: «Ahora puedo estar más cerca de mi familia» o «Dios mío, ya no necesito pagar este alquiler de Manhattan».


Si un trabajador puede ser verdaderamente remoto, el lugar donde vive no debería importar. Sin embargo, hay una salvedad: los diferentes estados tienen diferentes leyes sobre el empleo, y las empresas son responsables de conocer y seguir cada una de ellas. Por ejemplo, muchas empresas no permiten que los días de vacaciones no utilizados se transfieran de un año a otro, pero algunos estados exigen la transferencia independientemente de la política corporativa.


Puede abordar esto teniendo diferentes reglas para diferentes empleados o adaptando las reglas corporativas para que sean «más permisivas», para establecer políticas generales que funcionen para las leyes de cada estado. (La gente de TI de la audiencia puede reconocer un análogo aquí al tener que conciliar los permisos de nivel de archivo con los permisos de nivel de recurso compartido en un almacén de archivos de red; puede pasar una cantidad estúpida de tiempo resolviendo casos extremos o puede atacar el problema de manera generalizada .)


También está la pesadilla contable adicional de los impuestos. Todos los estados tienen reglas diferentes, pero puede ser mucho más granular que eso, especialmente en la costa este. Los empleadores que tienen trabajadores en Filadelfia, por ejemplo, deben pagar un impuesto salarial del 3 por ciento directamente a la ciudad. Es posible que los habitantes de los suburbios deban un impuesto adicional.


Al hacer que la gente trabaje desde casa, es posible que exponga a su empresa o incluso a los empleados a mayores obligaciones tributarias, o puede que les esté ahorrando dinero. Su grupo de contabilidad (o su empresa de contabilidad subcontratada) debe ser consciente de estos problemas porque equivocarse puede significar multas.


Sin embargo, no puede ignorar las ventajas de poder trabajar con personas en casi cualquier lugar. Mirar un poco más hacia el futuro del trabajo remoto, incorporar el trabajo remoto como un componente central de la estrategia de contratación de su empresa, elimina las barreras que limitan las empresas vinculadas a la ubicación.


De repente, puede contratar no solo a nivel regional, sino en todo el país, incluso a nivel mundial (aunque contratar empleados internacionales requiere mucho más papeleo). Esto puede ser una gran fortaleza cuando la mujer perfecta para el trabajo se mudó a la península superior de Michigan hace años y no tiene deseos de regresar a San Francisco.


Nuestro propio editor sénior del espacio, Eric Berger, es un gran ejemplo de cómo contratar a la persona adecuada para el trabajo, independientemente de dónde se encuentre. Berger vive en Houston, Texas, y mientras dice «¡Vivo en Houston!» es una excelente manera de hacer que un gerente de contratación de la costa este o oeste cuelgue inmediatamente el teléfono, también lo coloca en el lugar exacto para, por ejemplo, entrevistar a la gente del espacio y echar un vistazo a las rocas lunares.


También siento este punto personalmente, porque también vivo en Houston, y no es exactamente un punto de acceso para empresas de medios como Condé Nast.